Correcties die bij veel looncontroles terugkomen

Op 13 september 2019 is een uitspraak van Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden gepubliceerd waarin het onder meer ging om de vraag of de vaste kostenvergoedingen ten onrechte onbelast zijn uitbetaald en of de bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak ten onrechte achterwege is gebleven.

Aan belanghebbende zijn over de jaren 2010 t/m 2012 naheffingen loonheffingen opgelegd. In die jaren, waarin belanghebbende de werkkostenregeling niet toepaste, gold krachtens artikel 47 URLB 2001 dat vaste vergoedingen niet tot het loon behoorden, voor zover deze per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang van de kosten zijn gespecificeerd en daaraan voorts – op verzoek van de inspecteur – een steekproefsgewijs onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt.

Het hof stelt vast dat de door belanghebbende verstrekte vergoedingen naar hun aard voldoende zijn gespecificeerd. Echter, de vergoedingen zijn volgens het hof niet voldoende vooraf naar veronderstelde omvang gespecificeerd. Zo ontbreken aan de betaling voorafgaand gemaakte schattingen van telefoon- en andere kosten. Nu de vaste kostenvergoedingen niet per kostencategorie vooraf of uiterlijk op het moment van betaling ervan naar aard en veronderstelde omvang te zijn gespecificeerd, dienen de vaste kostenvergoedingen geheel tot het loon te worden gerekend.

Vervolgens komt aan de orde of de nageheven loonheffingen terecht is berekend op basis van het zogenoemde gebruteerde tabeltarief van 108,3%. Het hof vindt van wel en neemt in haar overweging onder meer mee dat belanghebbende – door het ontbreken van de specificatie – zich in de situatie heeft gebracht dat verhaal van de verschuldigde loonheffing op de medewerker – de facto of juridisch – onmogelijk is.

Ook de naheffing wegens het privégebruik van de ter beschikking gestelde auto, is volgens het hof terecht opgelegd. Belanghebbende is naar het oordeel van het hof er niet in geslaagd de op haar van wetswege rustende zware bewijslast om aan te tonen dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt. De door belanghebbende achteraf gereconstrueerde rittenadministratie biedt onvoldoende inzicht in het zakelijke karakter van alle gemaakte ritten. Daarbij overweegt het hof dat de aanwezigheid van de echtgenote van de medewerker tijdens de bedoelde reizen naar het buitenland, gelet op het door belanghebbende gestelde zakelijke doel van de desbetreffende reizen, naar het oordeel van het hof niet kan worden verklaard vanuit haar functie bij belanghebbende. De kosten van de desbetreffende reizen zijn bovendien niet als zakelijk geboekt.

Belang voor de praktijk
Omdat onder het regime van de werkkostenregeling de voorwaarden voor een onbelaste vaste kostenvergoeding zijn gewijzigd, is deze uitspraak op dit punt minder interessant. Deze uitspraak maakt daarentegen wel weer duidelijk dat het belangrijk is om een sluitende rittenadministratie bij te (laten) houden en dat een werkgever moet voorkomen dat hij in de situatie geraakt dat verhaal van verschuldigde loonheffing onmogelijk is. Een naheffing tegen een tarief van 108,3% kan hem anders ten deel vallen.

Publicatiedatum: 17 september 2019