Aandachtspunten bij uitruil vaste reiskostenvergoeding met brutoloon tijdens coronacrisis

Veel werkgevers kennen een reiskostenregeling op basis waarvan medewerkers in aanmerking kunnen komen voor een vaste reiskostenvergoeding wanneer zij woon-werkverkeer afleggen met een eigen vervoermiddel. Deze vergoedingsregeling kan bestaan uit een maandelijkse tegemoetkoming van de werkgever, maar daarnaast ook uit een fiscale uitruilregeling. Doorgaans zijn beide vergoedingsvarianten gebaseerd op de zogeheten 214 dagenregeling. Het is dan wel vereist dat de medewerker op minstens 128 dagen (bij een vijfdaagse werkweek) op kalenderjaarbasis naar de vaste werkplek reist.

Eerder hebben wij bericht dat de Staatssecretaris van Financiën in het ‘Besluit noodmaatregelen coronacrisis’ van 16 juni 2020 een specifieke goedkeuring heeft opgenomen voor een fiscale uitruilregeling voor woon-werkverkeer. Op basis van deze goedkeuring mogen de thuiswerkdagen door de coronamaatregelen als reisdagen worden aangemerkt als de werknemer de keuze voor de fiscale uitruil heeft gemaakt vóór 13 maart 2020. Heeft de werknemer de keuze voor de uitruil gemaakt op of na 13 maart 2020, dan gaat u uit van het reispatroon dat de werknemer daadwerkelijk heeft. De thuiswerkdagen vanwege de coronamaatregelen mag u dan niet aanmerken als reisdagen.

De keuze voor de uitruil op of na 13 maart 2020, geldt zowel voor werknemers bij wie de uitruil maandelijks plaatsvindt als voor werknemers bij wie de uitruil één keer per jaar plaatsvindt.

De Belastingdienst heeft het bovenstaande onlangs toegelicht aan de hand van een voorbeeld waarop het nodige aan te merken is. Het voorbeeld is:

Op 1 november 2020 maakt een werknemer de keuze om een vaste reiskostenvergoeding uit te ruilen met zijn eindejaarsuitkering in december. U mag de thuiswerkdagen door de coronamaatregelen niet aanmerken als reisdagen. U berekent de vaste reiskostenvergoeding als volgt:

De werknemer heeft een vijfdaagse werkweek in 2020. Daadwerkelijk heeft hij 120 dagen gereisd naar kantoor. Hij heeft 40 dagen thuisgewerkt door de coronamaatregelen. De werkgever kan een onbelaste vergoeding geven op basis van de daadwerkelijk gereisde kilometers tegen € 0,19 per kilometer. Het is niet mogelijk om een onbelaste reiskostenvergoeding toe te kennen op basis van 214 werkdagen.

In het voorbeeld lijkt niet voldaan te worden aan het minimum van 128 reisdagen bij een vijfdaagse werkweek op kalenderjaarbasis. Daarmee is deelname aan een fiscale uitruil op basis van de 214 dagenregeling niet mogelijk. Wat ons verbaast is het gegeven dat de werknemer een vijfdaagse werkweek heeft en daarbij in totaal 120 dagen heeft gereisd en 40 dagen heeft thuisgewerkt. Dat zijn 160 werkdagen van de grofweg 255 werkbare dagen in een kalenderjaar! Wij vragen ons af of de werknemer wel per 1 januari in dienst is getreden of was dat enkele maanden later? In het laatste geval zou wel aan het minimumaantal van 128 dagen zijn voldaan om dat dit aantal dan evenredig moet worden verminderd.

Heeft u vragen over of de 214-dagenregeling of anderszins over reiskostenvergoedingen, zoals of er een verplichte nacalculatie geldt bij een enkele reisafstand van 75 kilometer en/of deelname aan de fiscale uitruilregeling met terugwerkende kracht mogelijk is., neem dan gerust contact met ons op. Wij beantwoorden uw vragen graag.

Publicatiedatum: 29 juni 2020