Belastingdienst beantwoordt vragen over loonheffingen in relatie tot coronacrisis

Op 30 september 2020 heeft de Belastingdienst het webinar ‘Coronavirus fiscale maatregelen en de gevolgen’ gehouden. Tijdens het webinar zijn er vragen over de inhouding en afdracht van loonheffingen gesteld in relatie tot de coronacrisis. Op een aantal van deze vragen heeft de Belastingdienst de antwoorden gepubliceerd.

1. De werkgever mag op grond van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis een onbelaste vaste kostenvergoeding doorbetalen als de werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had op deze vergoeding. Hoe zit het met vaste kostenvergoedingen die de werkgever na deze datum toekent?

Voor vaste kostenvergoedingen die de werkgever vanaf 13 maart 2020 toekent, gelden de normale fiscale regels. Meer hierover leest u in paragraaf 4.6.1 Handboek Loonheffingen.

2. Wij betalen een vaste kostenvergoeding aan zowel werknemers die vóór 13 maart in dienst waren als aan werknemers die daarna in dienst kwamen. Is de kostenvergoeding voor de ‘oude’ werknemers onbelast en voor de ‘nieuwe’ werknemers belast?

Had de werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op een vaste kostenvergoeding, dan valt deze onder de goedkeuring van het besluit.

Dit geldt niet voor werknemers die na 13 maart in dienst komen. Zij hadden namelijk vóór 13 maart nog geen onvoorwaardelijk recht op de vergoeding.

Voor vaste kostenvergoedingen die een werkgever vanaf 13 maart 2020 toekent, gelden de normale fiscale regels. Meer hierover leest u in paragraaf 4.6.1 Handboek Loonheffingen.

3. De werkgever maakt gebruik van een individueel keuzebudget (IKB) in plaats van een cafetariamodel. Werknemers kunnen maandelijks gebruik maken van een uitruil. Is het belangrijk dat de werknemer een IKB heeft vóór 13 maart? Of moet het tijdstip van uitruil vóór 13 maart liggen?

De goedkeuring uit het besluit ziet alleen op vaste reiskostenvergoedingen en op andere vaste vergoedingen. De goedkeuring uit het besluit is in dit geval alleen van toepassing als de werknemer zijn keuze om zijn IKB te ruilen voor deze vergoedingen vóór 13 maart 2020 heeft gemaakt. De datum van 13 maart 2020 is niet van belang als de werknemer wil uitruilen voor andere doeleinden.

4. Mogen werknemers die na 13 maart in dienst zijn gekomen en vanaf dan een IKB krijgen fiscaalvriendelijk een fiets aanschaffen?

De goedkeuring in het besluit ziet alleen op vaste reiskostenvergoedingen en andere vaste kostenvergoedingen. De datum van 13 maart 2020 is niet van belang als de werknemer wil uitruilen voor andere doeleinden. Als de werknemer zijn IKB inzet voor een fietsvergoeding, gelden de normale fiscale regels. Meer hierover leest u in paragraaf 21.7 en 4.15.1 Handboek Loonheffingen.

5. Een werknemer ontvangt een voorziening die voldoet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium. Moet de werkgever dan ook eventuele reparatiekosten aan deze voorziening betalen? Mag hij deze kosten in rekening brengen bij de werknemer?

Ja, de kosten van een noodzakelijke voorziening, dus ook eventuele reparatiekosten zijn voor rekening van de werkgever, zonder dat hij deze verhaalt op de werknemer. Dat volgt uit de voorwaarden die gelden bij het noodzakelijkheidscriterium (zie het antwoord op vraag 6 en paragraaf Handboek Loonheffingen 20.17).

6. De werkgever moet alle kosten betalen als hij gebruik wil maken van de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen. Wat is de wettelijke basis hiervoor?

Dat de werkgever voor toepassing van het noodzakelijkheidscriterium alle kosten moet dragen, volgt artikel 31a, 2e lid, onderdeel g, onder 1°, en het 10e lid van dat artikel, Wet op de loonbelasting 1964.

(Deze vraag is door Zeker Fiscaal gesteld. Naar onze mening volgt uit het artikel waarnaar wordt verwezen niet dat de werkgever alle kosten zou moeten vergoeden. Uit de wetsgeschiedenis zou dat antwoord wel kunnen worden afgeleid, maar daaruit zou evengoed het tegendeel kunnen worden afgeleid. Wij adviseren dan ook om niet zonder meer bij een eventuele correctie van de Belastingdienst ter zake te accepteren).

7. Is een keuze in een IKB van de werknemer te beschouwen als een eigen bijdrage in de zin van de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen?

De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen et cetera is niet van toepassing als de voorziening onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling. Een IKB is een voorbeeld van een cafetariaregeling.

8. Zijn coronatesten voor werknemers gericht vrijgesteld of komt dit ten laste van de vrije ruimte?

De vergoeding voor een coronatest is gericht vrijgesteld als deze voldoet aan de voorwaarden van een arbovoorziening. Dit is een voorziening die rechtstreeks voortvloeit uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Hieronder valt ook een geneeskundige keuring in het kader van preventie- en verzuimbeleid. Meer over de voorwaarden leest u in paragraaf 20.1.9 Handboek Loonheffingen. Als de gerichte vrijstelling niet van toepassing is, mag u de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. Deze komt dan ten laste van de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

9. Een werkgever heeft nog veel vrije ruimte over. Mag hij deze ruimte gebruiken om een gedeelte van het loon uit te ruilen tegen een onbelaste vergoeding?

Ja. De werkgever kan een gedeelte van het loon in zijn vrije ruimte onderbrengen. Hiervoor moet hij dit loon aanwijzen als eindheffingsloon. De aanwijzing moet wel gebruikelijk zijn.

De Belastingdienst beschouwt vergoedingen tot een bedrag van € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk.

Meer informatie over de gebruikelijkheidstoets leest u in paragraaf 4.2 Handboek Loonheffingen.

10. Heeft de NOW-regeling invloed op de hoogte van de vrije ruimte?

De NOW-regeling is een tegemoetkoming voor werkgevers in de loonkosten op basis van een bepaald omzetverlies. De werkgever moet zelf het loon uitbetalen. De tegemoetkoming in de loonkosten heeft dus geen invloed heeft op de hoogte van de vrije ruimte.

11. Zijn de herregistratiekosten van zorgpersoneel gericht vrijgesteld of komen deze ten laste van de vrije ruimte?

De werkgever moet toetsen of hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. Meer over gerichte vrijstellingen leest u in paragraaf 20.1 Handboek Loonheffingen.

Als er geen gerichte vrijstelling van toepassing is, kan de werkgever de vergoeding mogelijk aanwijzen als eindheffingsloon. Deze komt dan ten laste van de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

De Belastingdienst heeft ook een aantal vragen over buitenlandse situaties beantwoord:

12. Wat wordt bedoeld met substantieel werken in woonland?

Het begrip substantieel werken is belangrijk voor de toepassing van de Europese sociale zekerheids-verordening 883/2004.

In de Praktische Gids ‘Over de toepasselijke wetgeving’ van de Europese commissie vindt u de volgende omschrijving:

“Een “substantieel gedeelte van de werkzaamheden” verricht in een lidstaat betekent dat een kwantitatief substantieel deel van alle werkzaamheden daar wordt verricht, zonder dat het hierbij noodzakelijkerwijs om het grootste deel van deze werkzaamheden hoeft te gaan.

De beoordeling of een substantieel gedeelte van de werkzaamheden in een lidstaat wordt verricht, gebeurt mede op grond van de volgende indicatieve criteria:

• de arbeidstijd en/of
• het loon.

Indien in het kader van een algemene beoordeling blijkt dat ten minste 25 % van de arbeidstijd van een werknemer in de lidstaat van de woonplaats wordt besteed en/of ten minste 25 % van zijn loon in de lidstaat van de woonplaats wordt verdiend, dan geldt dit als een indicatie dat een substantieel gedeelte van alle werkzaamheden van de werknemer in die lidstaat wordt verricht.

Hoewel het verplicht is rekening te houden met de criteria arbeidstijd en/of loon, is dat geen uitputtende lijst en mogen er daarnaast andere criteria in overweging worden genomen. Het is aan de aangewezen organen om alle relevante criteria in aanmerking te nemen en de situatie van de betrokkene als geheel te beoordelen vooraleer te beslissen welke wetgeving van toepassing is.

Naast de bovenstaande criteria moet voor de vaststelling van de toepasselijke wetgeving ook rekening worden gehouden met de verwachte situatie in de volgende twaalf kalendermaanden.

Werkzaamheden in het verleden zijn echter ook een betrouwbare graadmeter voor toekomstig gedrag, en indien een beslissing niet op grond van geplande arbeidspatronen of dienstroosters kan worden genomen, zou het derhalve redelijk zijn naar de situatie in de voorgaande twaalf maanden te kijken en deze informatie te gebruiken bij de beoordeling van substantiële werkzaamheden.

Indien een onderneming slechts onlangs is opgericht, kan de beoordeling op een passende kortere periode worden gebaseerd.”

13. Een belastingplichtige verblijft te lang in het woonland (Spanje) door Covid-19. Nederland is de werkstaat. Spanje volgt niet het advies van het OESO-secretariaat. Hoe gaat Nederland om met de 183-dagenregeling?

Voor de toepassing van het belastingverdrag Spanje – Nederland, zijn tussen Spanje en Nederland geen afspraken gemaakt in het kader van de coronamaatregelen. Dat betekent dat u het belastingverdrag op de reguliere wijze moet toepassen. Als een werknemer thuis moet werken, dan is het loon voor deze thuiswerkdagen belast in het land waar de werknemer woont.

14. OESO adviseert om geen fiscale gevolgen te verbinden aan bijzondere omstandigheden als gevolg van COVID-19. Dit staat in de OESO-analyse van belastingverdragen en de gevolgen van de coronacrisis. Dit betekent geen wijzigingen van de fiscale woonplaats van de expat en geen nieuwe vaste inrichtingen voor zijn werkgever. Hoe gaat Nederland hiermee om?

Nederland onderschrijft de OESO-analyse. Dit leest u op pagina 20 van de antwoorden op Kamervragen van 15 juni 2020:

“Op 3 april 2020 heeft de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) een aantal richtsnoeren gepubliceerd over de gevolgen van de coronacrisis voor de toepassing van belastingverdragen (hierna: ‘OESO-analyse’).

De OESO merkt op dat het onwaarschijnlijk is dat de coronacrisis invloed heeft op het vaststellen van vaste inrichtingen in de zin van belastingverdragen en dat het onwaarschijnlijk is dat als gevolg van de coronacrisis de vestigingsplaats van vennootschappen en woonplaats van natuurlijke personen in de zin van belastingverdragen zal veranderen. De OESO verwijst hiervoor naar verschillende passages uit het OESO-commentaar.

Het OESO-commentaar is voor Nederland van grote betekenis en Nederland onderschrijft dan ook deze OESO-analyse ten aanzien van de coronacrisis.”

15. Bij onze organisatie werken een aantal medewerkers vanaf maart 100% thuis. Sommige medewerkers wonen in België en Duitsland. Blijven deze medewerkers belastingplichtig en sociaal verzekerd in de werkstaat, dus Nederland?

Als de medewerkers thuiswerken door de coronamaatregelen heeft dit geen gevolgen voor de sociale zekerheid. Meer informatie leest u op svb.nl

Voor de toepassing van het verdrag kan ervoor gekozen worden om de thuiswerkdagen, als gevolg van de coronacrisis, toch aan te merken als werkdagen in Nederland. Hiervoor gelden een aantal voorwaarden. Dit kunt u lezen in de afspraken die Nederland heeft gemaakt met Duitsland en België.

De afspraken tussen Nederland en Duitsland vindt u in de Staatscourant van 27 oktober 2020.

De afspraken tussen Nederland en België staan in de Staatscourant van 27 augustus 2020.

Binnenkort publiceert de Belastingdienst ook de antwoorden op vragen die gesteld zijn over reiskostenvergoedingen en vergoedingen voor thuiswerken.

Publicatiedatum: 22 november 2020