Belastingdienst wijzigt beleid ter zake aanwijzen eindheffingsloon en extraterritoriale kosten

De werkkostenregeling kent een algemene vrijstelling (‘de vrije ruimte’) en een aantal specifieke vrijstellingen (‘gerichte vrijstellingen’). Om van deze vrijstellingen gebruik te kunnen maken, moet de vergoeding of verstrekking – waarvoor de vrijstelling wordt geclaimd – als eindheffingsloon worden aangewezen.

De keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer moet uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, worden gemaakt: het fiscaal genietingsmoment. Er hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te worden gekozen. Voor het aanwijzen van eindheffingsloon bestaan geen vormvoorschriften. De keuze voor eindheffingsloon blijkt bijvoorbeeld uit de administratie, waarin de werkgever de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft niet bij de Belastingdienst te worden gemeld.

Is eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. De werkgever kan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen dus niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon. Hierop is één uitzondering: is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in de administratie opgenomen, dan mag deze fout worden hersteld. Herstellen van de fout geschiedt door de aangifte te corrigeren en de administratie aan te passen

In het Handboek Loonheffingen 2002, uitgave juli 2021, lezen we op bladzijde 169 dat als wordt voldaan aan de voorwaarden en de grensbedragen van de gerichte vrijstellingen, de Belastingdienst ervan uitgaat dat de werkgever die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen heeft aangewezen als eindheffingsloon. Dit is een wijziging ten opzichte van de uitgave van maart 2021.

Een andere wijziging die de Belastingdienst in de uitgave juli 2021 heeft opgenomen en waar wij specifiek op willen wijzen, ziet op zogenoemde extraterritoriale kosten. Voor extraterritoriale kosten geldt een gerichte vrijstelling. Extraterritoriale kosten kunnen worden vergoed op basis van de 30%-regeling dan wel de werkgever kan de daadwerkelijke kosten voor zijn rekening nemen. Mede om te voorkomen dat sprake is van een doublure is het goed om te weten waar extraterritoriale kosten uit bestaan.

In de opsomming van extraterritoriale kosten worden onder meer de extra kosten voor het laten invullen van een aangifte inkomstenbelasting genoemd. Heeft u een werknemer uit het buitenland en u betaalt de kosten voor het doen van zijn aangifte inkomstenbelasting? Dan is dit belast loon (loon in natura). Zijn deze kosten extraterritoriale kosten, dan geldt daarvoor dus een gerichte vrijstelling. Voor de waarde van dit loonvoordeel mag u voor het jaar 2021 nog uitgaan van een maximumbedrag van € 1.000 als u geen of een onvoldoende gespecificeerde factuur hebt. Met ingang van het jaar 2022 gaat u uit van de factuurwaarde. Als u dan geen voldoende gespecificeerde factuur hebt, moet u de waarde van het loon in natura reconstrueren, al dan niet aan de hand van een opgevraagde specificatie.

Wat valt onder de kosten voor de aangifte? Onder deze kosten vallen de kosten voor het doen van aangifte, voor het aanvragen van een voorlopige aanslag en voor de beoordeling van de opgelegde aanslag(en). En ook de eventuele kosten om ervoor te zorgen dat met het juiste formulier aangifte wordt gedaan.

Onder de kosten voor de aangifte vallen niet: kosten voor bezwaar en beroep, kosten voor de aangifte inkomstenbelasting van de partner van de werknemer en voor de eventuele buitenlandse aangifte, kosten voor advisering op het gebied van huisvesting en andere advieskosten. Deze kosten kwalificeren dus niet als extraterritoriale kosten.

Bij wat als ‘extraterritoriale kosten’ kwalificeert, is het aanvragen van de 30%-regeling toegevoegd. De kosten voor het aanvragen of omzetten van een tewerkstellingsvergunning zijn niet meer gericht vrijgesteld. Zie bladzijde 254 van het Handboek Loonheffingen 2021, uitgave juli 2021

Publicatiedatum: 19 september 2021