Brochure digitale administratie en fiscale bewaarplicht geactualiseerd

Steeds meer werkgevers en salarisprofessionals hebben een geautomatiseerde loonadministratie. Bij een geautomatiseerde administratie is het belangrijk te weten hoe de fiscale bewaarplicht moet worden uitgelegd.

De Belastingdienst heeft recent de brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ geactualiseerd. In de brochure gaat de Belastingdienst in op de fiscale bewaarplicht en in dat verband onder meer op de conversie (beter gezegd, het overbrengen) van gegevens naar een andere gegevensdrager. Het overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform is migratie.

Een balans en staat van baten en lasten op papier mag u van de Belastingdienst niet converteren. Verder mag u alle gegevens converteren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

• U zet alle gegevens over.
• U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
• De nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar.
• U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
• Een controle van de geconverteerde gegevens kan binnen redelijke termijn plaatsvinden.

Bij conversie is het belangrijk dat u de gegevens volledig overzet. Scant u een document? Dan moet u de informatie op alle bladzijden (voor- en achterzijde) en bijlagen van het document converteren. Besteed daarbij ook aandacht aan echtheidskenmerken (zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk). Bij conversie kunnen deze verloren gaan. Kunt u de echtheidskenmerken niet converteren? Dan moet u dat met technische en/of organisatorische maatregelen compenseren.

Publicatiedatum: 19 augustus 2018