Fiscale aandachtspunten bij thuiswerken door coronavirus

Fiscale aandachtspunten bij thuiswerken door coronavirus

Vanuit de overheid zijn werkgevers geadviseerd om werknemers minimaal tot en met 6 april 2020 zo veel mogelijk thuis te laten werken. De overheid heeft op een webpagina veelgestelde vragen over coronavirus voor werknemers gepubliceerd. Daar lezen we dat de werkgever de werknemer niet kan verplichten om vakantiedagen op te nemen. De werkgever moet in principe het loon doorbetalen.

Maar aan welke fiscale aandachtspunten moet u als werkgever denken wanneer de werknemers minimaal tot en met 6 april 2020 thuiswerken?

Reiskostenvergoedingen
De werkgever kan zijn werknemer een vaste, onbelaste vergoeding (gerichte vrijstelling) geven als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Veel werkgevers gaan bij het verstrekken van de vaste kostenvergoeding voor het woon-werkverkeer uit van de zogeheten 214-dagenregeling. Bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof. Om een vaste, onbelaste vergoeding van 214 dagen en maximaal € 0,19 per reiskilometer te kunnen geven voor woon-werkverkeer, moet de werknemer op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek reizen. Hierdoor kan de werknemer die op 5 dagen of meer per week werkt, tot 2 dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Werkt de werknemer op minder dan 5 dagen per week of begint of eindigt de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar, dan geldt het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid.

Doordat werknemers nu langere tijd thuis gaan werken, is het belangrijk dat acht wordt geslagen dat het aantal reisdagen van 128 op kalenderjaarbasis wel wordt gehaald.

Daarnaast geldt dat een vaste, onbelaste vergoeding moet worden gestopt als een langere tijd niet wordt gereisd. Wanneer de werknemer vanaf 16 maart voor langere tijd vanuit huis gaat werken, dan moet volgens het beleid van de Belastingdienst per 1 mei de vaste reiskostenvergoeding stoppen. Let daar op!

Vergoeding ICT-voorzieningen
Krachtens artikel 31a, tweede lid, onderdeel g, Wet LB kan de werkgever een onbelaste vergoeding geven voor een computer en/of een mobiele communicatiemiddel, zoals een smartphone, mits deze noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Onder deze ICT-voorzieningen valt ook het internetabonnement.

Nu de werknemer genoodzaakt is om thuis te werken, mag de werkgever het internetabonnement van de werknemer onbelast vergoeden voor zover hij dat al niet deed. Hiervoor is wel vereist dat de daadwerkelijke kosten worden aangetoond. De werknemer moet dus wel (een kopie van) de factuur overleggen.

ARBO-voorzieningen
De werkgever kan ook ARBO-voorzieningen in de werkruimte thuis vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling, indien:

  • de ARBO-voorzieningen samenhangen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet;
  • de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte;
  • de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt;
  • de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit d.w.z.
    – De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Denk hierbij aan een zitgelegenheid en een werkblad of werktafel, die doelmatig zijn.
    – In de werkruimte zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting.

Een bureaustoel, een tafel en een bureaulamp zijn voorbeelden van voorzieningen die onder deze gerichte vrijstelling vallen als deze voldoen aan de voorwaarden.

Krachtens artikel 44 Arbeidsomstandighedenwet mogen de kosten van een ARBO-voorziening niet ten laste van de werknemer worden gebracht. De Belastingdienst ziet een uitruil van brutoloon ten faveure van een ARBO-voorziening als een eigen bijdrage en staat in dat geval de gerichte vrijstelling niet toe. Ook opgelet als de werknemer een vergoeding tot een gemaximeerd bedrag kan ontvangen!

Sociaal verzekerd in het buitenland
Eerder hebben we bericht over het feit dat bij grensoverschrijdende arbeid moet worden vastgesteld waar de werknemer sociaal verzekerd is. Wanneer uw werknemer in België of Duitsland woont en hij gaat nu thuiswerken, kan de situatie ontstaan dat hij in zijn woonland sociaal verzekerd wordt. In artikel 13, lid 1, onderdeel a, van de EG- Verordening 883/2004 is immers bepaald dat ‘Op degene die in twee of meer lidstaten werkzaamheden in loondienst pleegt te verrichten, is van toepassing de wetgeving van de lidstaat waar hij woont, indien hij op dit grondgebied een substantieel gedeelte van zijn werkzaamheden verricht.’ Met ‘een substantieel gedeelte’ wordt in de regel verstaan ‘minstens 25%’.

Een wijziging van de sociale verzekeringspositie zou onder meer betekenen dat u als werkgever in België of Duitsland sociale verzekeringspremies moet gaan afdragen. De vraag is hoe de Belgische Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en de Duitse Krankekassen met deze (nood)situatie zullen omgaan?

Naast de gevolgen voor de sociaal verzekeringsrechtelijke positie van de werknemer, kan thuiswerken in het buitenland ook gevolgen hebben voor de belastingheffing. Het is immers nog maar de vraag of de werkgever inhoudingsplichtig is voor het loon dat is verdiend met het thuiswerken.

Heeft u na het lezen van dit bericht vragen, bel ons dan gerust.

Publicatiedatum: 15 maart 2020


Deel dit nieuwsbericht