Fiscale aandachtspunten bij thuiswerken door coronavirus – update

Op 15 maart 2020 zijn we in een nieuwsbericht ingegaan op een aantal fiscale aandachtspunten wanneer werknemers vanwege het coronavirus moeten thuiswerken. Voor deze aandachtspunten blijkt brede interesse te zijn. Onder meer zijn we hierover geïnterviewd door BNR op 17 maart 2020 en 8 april 2020. In de tussentijd is ook de Belastingdienst ingegaan op een aantal aandachtspunten, maar vanuit de praktijk zijn ook nieuwe vragen opgekomen.

In dit nieuwsbericht benoemen we een aantal onderwerpen en de aandachtspunten daarbij en mocht de Belastingdienst op dit onderwerp zijn ingegaan dan geven we dat ook aan.

Vaste reiskostenvergoedingen
– Bij de 214-dagenregeling is rekening gehouden met kortstondige afwezigheid. Wanneer is echter een langdurige afwezigheid (meer dan zes weken) redelijkerwijs te voorzien en zou de vaste reiskostenvergoeding moeten stoppen?
– Om de 214 dagenregeling te mogen toepassen moet minimaal op 128 dagen (lees: 60%) naar de vaste arbeidsplaats worden gereisd. Moet door de langdurige periode van thuiswerken de reisdagen in 2020 worden geregistreerd, terwijl in eerdere kalenderjaren ruimschoots aan dit minimum werd voldaan?

Vaste algemene kostenvergoedingen
– Kan een vaste kostenvergoeding voor kosten die gericht zijn vrijgesteld en/of voor intermediaire kosten na zes weken nog onbelast worden verstrekt?
– Is dat afhankelijk van de kostensoort?

Kosten die werknemer maakt door thuiswerken
– Het internetabonnement van een medewerker blijkt deze periode noodzakelijk voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Deze kosten zijn onbelast te vergoeden, zij het dat de daadwerkelijke kosten wel moeten worden aangetoond. Hetzelfde geldt voor de mobiele privételefoon. Voor de kosten van de vaste telefoon in de woning geldt geen gerichte vrijstelling.
– Maar zijn ook de kosten van postzegels, papier, inktcartridges, etc. onbelast te vergoeden?

ARBO-voorzieningen
Voor ARBO-voorzieningen op de thuiswerkplek, zoals een bureaustoel, ergonomische muis(mat), gelden onder voorwaarden een gerichte vrijstelling. Eén van de voorwaarden is dat de werknemer geen eigen bijdrage verschuldigd mag zijn.

Kantinemaaltijden
Wanneer de werkgever maaltijden verstrekt op de werkplek en het aantal verstrekte maaltijden vaststelt aan de hand van de 214-dagenregeling, moet deze werkgever nu de medewerkers thuiswerken nog steeds uitgaan van 214 maaltijden op kalenderjaarbasis?

De auto en fiets van de zaak
De forfaitaire bijtelling voor de auto en de fiets van de zaak gaat uit van een zakelijk gebruik met daarnaast een privégebruik. In deze periode wordt de auto of de fiets echter niet of nauwelijks meer zakelijk gebruikt. Wat betekent dat voor de bijtelling? Wordt deze nu hoger?

Grensarbeiders die thuiswerken
– Voor wat betreft de sociale zekerheidspositie van de grensarbeider die nu gedwongen wordt om vanuit zijn woonland (België, Duitsland) de werkzaamheden te verrichten, is er duidelijkheid. Voor hen verandert er vooralsnog niets.
– Thuiswerken in het woonland lijkt echter wel invloed te hebben op de belastingpositie van de grensarbeider. Het arbeidsinkomen dat verband houdt met de werkdagen in het woonland zijn immers in principe belast in het woonland. Wat betekent dit voor de inhoudingsplicht van de werkgever?

Ov-abonnement
– Wanneer een ov-abonnement op doorgaans op ten minste 10% van de werkdagen in het loontijdvak zakelijk wordt gebruikt – bij een maandabonnement dus minimaal 2 zakelijke ritten per maand – dan kan het ov-abonnement onbelast ter beschikking worden gesteld. Hoe pakt dit uit als de medewerker voor langere tijd thuis moet werken?
– En in de situatie dat de werkgever een ov-abonnement vergoed? Hoe maakt de werkgever nu aannemelijk dat de kosten van het zakelijk gebruik meer zouden zijn dan de verstrekte vergoeding?

Vergoeden van annuleringskosten vakantie
Met name in de zorgsector zien we dat werknemers geboekte vakanties moeten annuleren, omdat eerder vastgestelde roosters en toegekende vakantieperiodes worden gewijzigd of ingetrokken. Wanneer de werkgever de annuleringskosten vergoedt, is er dan sprake van loon? Zo ja, is er een vrijstelling van toepassing?

Heeft u na het lezen van dit bericht vragen of is iets niet duidelijk, laat het ons weten. Wij helpen u graag.

Publicatiedatum: 29 maart 2020