Hybride werken. Aandacht voor fiscale regels!

Uit onderzoek onder leden van VNO-NCW, MKB-Nederland, AWVN en LTO Nederland blijkt dat tweederde van de bedrijven al afspraken heeft gemaakt over het hybride werken. Uit hetzelfde onderzoek komt naar voren dat bedrijven geen behoefte hebben aan aanvullende regels, maar wel aan helderheid rondom fiscaliteit.

Wij zien in de praktijk dat werkgevers zich onvoldoende bewust zijn van de fiscale gevolgen van keuzes die worden gemaakt in het kader van hybride werken. Omwille van de eenvoud en de keuzevrijheid voor de medewerker wordt bijvoorbeeld gekozen voor een budget waaruit de medewerker de thuiswerkvoorzieningen zelf kan aanschaffen. Werkgevers zijn zich echter vaak niet bewust van het feit dat zij eisen qua functionaliteiten moeten stellen aan een ICT-voorziening en dat een voorziening met veel meer functionaliteiten dan noodzakelijk niet geheel onbelast vergoed kan worden. Laat staan dat werkgevers ervan bewust zijn dat zij een terugbetalingsverplichting moeten bedingen (en laten nakomen) voor het geval de werknemer uitdienst treedt of na verloop van tijd een nieuwe soortgelijke ICT-voorziening vergoed of verstrekt krijgt. Gebeurt dat laatste niet dan zal een gedeelte van de vergoeding alsnog ten laste van de vrije ruimte komen.

Naast dat werkgevers moeten stilstaan bij de voorwaarden die gelden om gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling, moet er ook aandacht zijn voor bijvoorbeeld de reiskostenregeling(en) en de situatie dat werknemers buiten Nederland wonen en aldaar gaan thuiswerken. Reiskostenregelingen zullen moeten worden beoordeeld of zij in lijn zijn met de wijzigingen die in het Belastingplan 2022 zijn voorgesteld.

Daarnaast is er het voorstel om per 1 januari 2022 een gerichte vrijstelling te introduceren voor een thuiswerkvergoeding van € 2,00 per dag. Vanuit de Tweede Kamer zijn al vragen gesteld over in hoeverre bij dit bedrag rekening is gehouden met de fors stijgende energiekosten en of de mogelijkheid bestaat om het forfaitaire bedrag niet alleen per 1 januari maar ook tussentijds aan te passen. Mocht u overwegen om een thuiswerkvergoeding te introduceren, dan zult u ook moeten nagaan hoe deze vergoeding zich verhoudt met de reiskostenregeling. De wetgever heeft voorgesteld dat voor eenzelfde werkdag in principe niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek van toepassing kan zijn.

Gezien de complexiteit van de fiscale regels rondom hybride werken kunnen we ons voorstellen dat u door de bomen het bos niet meer ziet, dan wel zekerheid wenst of u de fiscale regels wel juist interpreteert. In die maar uiteraard ook in andere gevallen kunt u contact met ons opnemen. Antoine Roes kan uw vragen vast en zeker beantwoorden  Hij is bereikbaar op antoine@zekerfiscaal.nl of 06-30 17 17 93.

Publicatiedatum: 10 oktober 2021