Hybride werken en de werkkostenregeling

Door het coronavirus heeft het werken op afstand een vlucht genomen. Door de vaste thuiswerkdag of het beantwoorden van e-mails vanaf het vakantieadres, waren we enigszins bekend met het werken op afstand. Maar door corona lijkt het hybride werken het nieuwe normaal te worden. Medewerkers zijn flexibel in het kiezen van de locatie waar het werk plaatsvindt.

Medewerkers zien de voordelen van hybride werken en zullen hierin gefaciliteerd willen worden. Het faciliteren van medewerkers in deze behoefte leidt fiscaal tot ‘loon’. Om te voorkomen dat extra kosten verschuldigd zijn in de vorm van loonbelasting, is het belangrijk om goed geïnformeerd te worden over de mogelijkheden en voorwaarden.

Volgens berekening van het Nibud bedragen de kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2,00 per dag. Deze kosten zien op onder meer koffie/thee en water-, gas- en elektriciteitsverbruik. Op basis van de huidige wet- en regelgeving geldt voor deze kosten geen gerichte vrijstelling. Een thuiswerkvergoeding van € 2,00 netto per dag zou in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (‘WKR’) moeten worden opgenomen. Door een thuiswerkvergoeding anders te onderbouwen, zien wij wel mogelijkheden voor een vergoeding waarvoor een gerichte vrijstelling geldt.

In steeds meer sectoren hebben medewerkers de mogelijkheid om arbeidsvoorwaarden uit te ruilen. Medewerkers hebben recht op een Individueel Keuzebudget (‘IKB’) dat zij naar eigen behoefte kunnen aanwenden voor aangewezen doelen. Het voordeel voor medewerkers is dat een bruto loonbedrag kan worden omgezet in een netto vergoeding of verstrekking. Voor de werkgever is het belangrijk dat voor de vergoeding of verstrekking een gerichte vrijstelling geldt, want anders zou het bedrag ten laste van de vrije ruimte gaan. Dat kan weer leiden tot 80%-eindheffing WKR.

Nu medewerkers minder naar kantoor komen, is de mogelijkheid van een (aanvullende) reiskostenvergoeding tegen uitruil van (een deel van) het IKB sterk afgenomen. Hoewel de uitruil voor een ICT-voorziening voor de medewerker interessant is, is dat voor de werkgever allerminst. Zo’n uitruil zou ten laste van de vrije ruimte komen.

Wat waarschijnlijk voor zowel de medewerker als werkgever interessant kan zijn, is de uitruil van IKB tegen een Arbovoorziening, zoals een bureau, bureaustoel, ergonomische muis(mat). Wij vinden het pleitbaar dat een uitruil niet in de weg staat aan de toepassing van de gerichte vrijstelling voor Arbovoorzieningen.

Heeft u medewerkers in de gelegenheid gesteld om (een deel van) het IKB uit te ruilen voor een bureaustoel of bureau en deze vergoeding als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte gebracht? Dan adviseren wij u om in contact te treden met de Belastingdienst om af te stemmen dat de gerichte vrijstelling van toepassing is. Het beleid van de Belastingdienst wijkt momenteel af van ons standpunt. De kans is echter reëel dat de Belastingdienst omgaat en ons standpunt als beleid gaat aannemen. De vraag is of u na deze beleidswijziging nog recht hebt op een ambtshalve vermindering of teruggaaf van de afgedragen 80%-eindheffing WKR?

Heeft u vragen over de mogelijkheden en voorwaarden om het hybride werken fiscaal voordelig te faciliteren of de uitruil voor een Arbovoorziening, laat het ons weten. U kunt hiertoe contact opnemen met Antoine Roes via antoine@zekerfiscaal.nl.

Publicatiedatum: 13 mei 2021