Is een kostenonderzoek bij een vaste kostenvergoeding vereist?

De Belastingdienst heeft onlangs op het Forum Salaris een handreiking gepubliceerd waarin onder meer wordt besproken wanneer een kostenonderzoek moet worden gedaan bij een vaste kostenvergoeding.

Om een onbelaste vaste kostenvergoeding te kunnen geven, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• De kosten kwalificeren als intermediaire kosten of komen in aanmerking voor een gerichte vrijstelling
• De kosten zijn, voor zover ze kwalificeren als gerichte vrijstelling, aangewezen als eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling
• Aan de vergoeding ligt een onderzoek naar de werkelijke hoogte van de kosten ten grondslag

Wanneer kostenonderzoek niet is uitgevoerd, kan de vergoeding als eindheffingsloon in de vrije ruimte worden opgenomen. Een kostenonderzoek is daarentegen niet nodig als vóór de invoering van de werkkostenregeling al een kostenonderzoek is gedaan. Ook is een kostenonderzoek niet nodig als een beroep kan worden gedaan op het Reisbesluit binnenland of Reisbesluit buitenland.

Voor een beroep op de gerichte vrijstelling is het belangrijk dat de vergoeding wordt aangewezen als eindheffingsloon. Gebeurt dit niet dan behoort de vergoeding tot het loon van de werknemer.

Wanneer u meer wilt weten over het verstrekken van een kostenvergoeding of een kostenonderzoek wilt laten uitvoeren, dan horen wij dat graag.

Publicatiedatum: 03 september 2018