Kopiëren ID-bewijs alleen met wettelijke verplichting toegestaan

Per 1 januari 2016 is de  naam van het College bescherming persoonsgegevens verandert in Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens kan boetes opleggen als organisaties de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) overtreden. 

Bij werknemers geldt op basis van de Wet op de loonbelasting 1964 de verplichting voor werkgevers om een afschrift van een op het moment van indiensttreding geldig identiteitsbewijs in de administratie op te nemen. Bij zzp’ers bestaat sinds 1 mei 2016 (beter gezegd, met het vervallen van de VAR) geen wettelijke verplichting meer voor het maken van een kopie of scan van het identiteitsbewijs. Bij een VAR was deze kopie of scan noodzakelijk om een vrijwarend beroep op de VAR te kunen doen. Het zonder meer scannen of kopiëren van het identiteitsdocument – en daarmee ook van het BSN –  van de zzp’er is daarmee niet noodzakelijk (meer) en is dan ook verboden. Een kopie maken van een identiteitsbewijs mag dus in principe alleen als er een wettelijke verplichting daartoe bestaat. Als die verplichting er niet is, dan kan het maken van een kopie tot een (forse) boete leiden.

Deze wettelijke verplichting bestaat er ook niet ten aanzien van uitzendkrachten of vrijwilligers, zij het dat ingegeven door risico’s op basis van de inlenersaansprakelijkheid respectievelijk een vermeende dienstbetrekking de organisatie wel de gegevens van het identiteitsbewijs kan overnemen maar dus niet kopiëren.

Meer informatie is na te lezen in de brochure ‘Identificatie en verificatie van persoonsgegevens’ die op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens te downloaden is.

Publicatiedatum: 04 juli 2016