Kostenonderzoek bij vaste kostenvergoeding vereist!

Kostenonderzoek bij vaste kostenvergoeding vereist!

Vergoedingen die aan werknemers worden verstrekt zijn in principe belast loon. Dit betekent dat daarover loonbelasting moet worden ingehouden. De inhouding van loonbelasting kan achterwege blijven wanneer het een vergoeding betreft voor intermediaire kosten of kosten waarvoor binnen de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling geldt. Deze kosten kunnen op declaratiebasis worden vergoed, maar ook via een vaste kostenvergoeding.

Om een vaste kostenvergoeding te kunnen verstrekken die niet ten laste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling komt, moeten enkele voorwaarden in acht worden genomen. Zo moet er bijvoorbeeld een kostenonderzoek worden uitgevoerd. Wanner er geen kostenonderzoek wordt uitgevoerd, dan is de vaste kostenvergoeding loon van de werknemer, dan wel komt de vaste kostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte als de vergoeding is aangewezen als eindheffingsloon. Een onderzoek naar de kosten die werknemers daadwerkelijk maken, kan dit dus voorkomen.

Wanneer de werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis, dan kan voor de hoogte van de vergoedingen aangesloten worden bij de Reisbesluiten binnen- en buitenland. Deze Reisbesluiten regelen de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis. Onlangs heeft de Belastingdienst aangegeven dat wanneer een beroep op de Reisbesluiten wordt gedaan, dat er dan een voorafgaand onderzoek moet worden uitgevoerd om aannemelijk te maken dat de werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis.

Met het onderzoek moet worden aangetoond dat de werknemer kosten maakt onder de omstandigheden en voorwaarden, zoals per kostensoort, beschreven in de Reisbesluiten. Alsdan mogen de bedragen per kostensoort van de Reisbesluiten worden vergoed. Met het onderzoek hoeft niet de hoogte van de werkelijke kosten worden aangetoond.

Het beleid van de Belastingdienst impliceert dat in feite altijd een kostenonderzoek moet worden uitgevoerd wanneer een vaste kostenvergoeding wordt verstrekt.

Heeft u vragen over het verstrekken van een vaste kostenvergoeding of het uitvoeren van een kostenonderzoek, neem dan gerust contact met ons op.

Publicatiedatum: 06 mei 2019


Deel dit nieuwsbericht