Specificatie vaste kostenvergoeding kan achteraf niet worden gewijzigd

Voor een onbelaste vaste kostenvergoeding is vereist dat de vergoeding per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang van de kosten is gespecificeerd. Wanneer de werkkostenregeling wordt toegepast, is verder vereist dat aan de vergoeding een steekproefsgewijs onderzoek van de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Verder moeten de kosten zich uiteraard wel lenen voor een onbelaste vergoeding.

Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden heeft onlangs in een uitspraak nog eens duidelijk gemaakt dat de specificatie achteraf niet heretiketteerd kan worden. Kortom, bij het verstrekken van een vaste kostenvergoeding moet men vooraf nadrukkelijk alert op zijn voor welke kostencategorie en tot welk bedrag de vaste kostenvergoeding strekt.

In deze zaak ging het om een vaste kostenvergoeding voor onder meer de kostencategorie ‘bewassing en energie’. In werkelijkheid ging het echter om een vergoeding voor kosten van overalls, veiligheidsschoeisel, veiligheidsbril en een eigen gereedschapskist. Het hof gaf aan dat aan een eenmaal verstrekte vaste kostenvergoedingen achteraf geen andere kosten ten grondslag kunnen worden gelegd dan die welke vooraf of uiterlijk bij de betaling ervan zijn gespecificeerd. Heretikettering van een vaste kostenvergoeding is dus niet toegestaan. De naheffing loonheffingen was dan ook terecht opgelegd.

Wilt u meer weten over het verstrekken van een vaste kostenvergoeding of het uitvoeren van een kostenonderzoek, laat het ons weten. Zeker Fiscaal beschikt over zeer veel ervaring met het invoeren van vaste kostenvergoedingen.

Publicatiedatum: 31 juli 2013