Bij indiensttreding van een werknemer is de werkgever verplicht om de identiteit van de werknemer te controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Vervolgens moet de werkgever van het identiteitsbewijs een kopie maken en deze in de administratie bewaren. Wanneer er geen wettelijke verplichting bestaat tot het kopiëren van het identiteitsbewijs, dan is dit in principe verboden.
Tot 1 januari 2014 bestond er de verplichting om van ingeleend personeel een kopie van het identiteitsbewijs te maken om voor matiging van de inleners- en ketenaansprakelijkheid tegen het anoniementarief in aanmerking te komen. Nu toegestaan is dat de vereiste gegevens van het ingeleend personeel worden genoteerd, is daarmee de noodzaak om een kopie van het identiteitsbewijs te maken komen te vervallen. Wordt er toch een kopie verlangd, dan is dit in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens. Een wettelijke verplichting geldt ook in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (WWFT).
Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) heeft in juli 2012 richtsnoeren gepubliceerd hoe de private sector de regels omtrent het maken van een kopie van het identiteitsbewijs moet uitleggen. Zie ook het antwoord van het CBP op veelgestelde vragen.