Werkelijk gemaakte kosten niet van belang voor lunches op de werkplek

Wanneer een werkgever lunches op de werkplek verstrekt, dan is sprake van loon in natura. Door deze maaltijden aan te wijzen als eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling, kan gebruik worden gemaakt van een gerichte vrijstelling of een bijzondere waardering. Deze bijzondere waardering bedraagt krachtens artikel 3.8, onderdeel a, Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 € 3,35 (2019).

In de praktijk blijkt het niet altijd duidelijk wanneer een maaltijd nu een ‘meer dan bijkomstig zakelijke karakter’ draagt waardoor de gerichte vrijstelling van toepassing zou zijn. In de wetsgeschiedenis zijn enkele voorbeelden genoemd waarbij sprake is van een maaltijd met een ‘meer dan bijkomstig zakelijk karakter’ op de werkplek. Situaties die genoemd zijn, zijn onder meer:

• als de werknemer door zijn werk niet ‘s avonds tussen 17.00 uur en 20.00 uur thuis kan eten;
• bijeenkomsten waarbij een presentatie wordt verzorgd of waarbij cliënten aansluiten;
• therapeutisch mee-eten.

De algemene regel is dat een lunch op de werkplek met collega’s een voorbeeld is van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van niet meer dan bijkomstig belang is. Ook al wordt er daarbij over het werk gesproken. Er moeten aanvullende omstandigheden zijn waaruit het ‘meer dan bijkomstig zakelijke karakter’ blijkt. Dit betekent dat voor de maaltijd het normbedrag van € 3,35 in aanmerking moet worden genomen. Dit geldt ook voor de maaltijd die in het bedrijfsrestaurant wordt verstrekt. Het bedrag dat de medewerker voor de maaltijd betaalt, mag daarbij als eigen bijdrage op het forfait in mindering worden gebracht. Daarbij komt de vraag op wat een nu een ‘maaltijd’ is? Voor verschillende werkgevers hebben we deze vraag met de Belastingdienst afgestemd waardoor zij de maaltijden die in het bedrijfsrestaurant worden verstrekt niet hoeven te administreren.

Een andere vraag is of het forfait van € 3,35 ook geldt wanneer de waarde in het economisch verkeer van de maaltijd minder bedraagt? Bijvoorbeeld omdat de maaltijden worden samengesteld uit boodschappen die door de werkgever bij een supermarkt worden gedaan.

Op 25 januari 2019 is een uitspraak van Gerechtshof Den Haag gepubliceerd waarin onder meer een naheffing ter zake de verstrekte lunches op de werkplek aan de orde kwam. Het ging daarbij om lunches die door de werknemers zelf werden klaargemaakt uit de boodschappen die door de werkgever waren gedaan bij een supermarkt. Het hof beslist dat de waarde in het economische verkeer van een maaltijd in een bedrijfskantine, ongeacht de werkelijke kosten daarvan, vastgesteld wordt op het forfait, waarop een eventuele eigen bijdrage van de werknemer in mindering wordt gebracht. De werkelijk door werkgever gemaakte kosten zijn dus niet van belang voor de waardering van de lunches. Hoewel deze naheffing zag op jaren waarin het regime van de werkkostenregeling niet werd toegepast, geldt de overweging van het hof ook onder de werkkostenregeling.

Mocht u vragen hebben over het verstrekken van (kantine)maaltijden of afstemming hierover wensen met de Belastingdienst, dan zijn wij u graag van dienst.

Publicatiedatum: 26 januari 2019