Belastingdienst beantwoordt vragen over bewaarplicht
De Belastingdienst heeft onlangs op het Forum Fiscaal dienstverleners vragen en antwoorden gepubliceerd over de
bewaartermijn voor administratieplichtigen. Onder andere op het digitaliseren
van papieren documenten wordt ingegaan.
Hieronder leest u de antwoorden op vragen over de
bewaarplicht die zijn gepubliceerd.
Kasregister
Vraag (V): Ik gebruik een digitaal afrekensysteem,
moet ik alle detailgegevens bewaren?
Antwoord (A): Ja, alle digitale detailgegevens uit
afrekensystemen moeten bewaard blijven, zodat uw administratie voldoet aan de
eisen van controleerbaarheid.
Bij een boekenonderzoek kan de Belastingdienst inzage
vragen in de afrekensysteemdetailgegevens. De Belastingdienst wil dat u deze
gegevens bewaart, zodat het boekenonderzoek op een snelle en efficiënte wijze
kan worden uitgevoerd. Voor u is het van belang om de detailgegevens te
bewaren, omdat u daarmee inzicht kunt geven in het bedrijfsgebeuren en de
onderbouwing van uw aangiften.
V: Ik gebruik nog een mechanisch afrekensysteem, wat
moet ik daarvan bewaren?
A: Alle gegevens die via het afrekensysteem worden
vastgelegd, maken deel uit van de administratie. Zo moet u niet alleen de
afslagbonnen en afrekensysteemrollen bewaren, maar ook eventuele andere
detailgegevens die u gebruikt om gegevens op het afrekensysteem aan te slaan.
Denk hierbij aan bestelbonnen, of om de gegevens uit het afrekensysteem te
verwerken, zoals een (klad)kasboek.
V: Hoe lang moet ik afrekensysteemgegevens bewaren?
A: Iedere ondernemer is verplicht een administratie te
voeren en zijn administratieve gegevens gedurende ten minste 7 jaar te bewaren.
De afrekensysteemgegevens vallen hier ook onder.
De gegevens moeten de gehele bewaartermijn binnen een
redelijke termijn raadpleegbaar en (re)produceerbaar zijn. De gegevens moeten
op zodanige wijze aan de controlemedewerker worden verstrekt dat de controle
binnen een redelijke termijn kan worden uitgevoerd.
Bewaarplicht en privacyregelgeving
V: Hoe verhoudt de fiscale bewaarplicht zich tot de
privacyregelgeving?
A: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
is alleen van toepassing op persoonsgegevens. In de AVG is opgenomen dat het
rechtmatig is om persoonsgegevens te bewaren, wanneer dat noodzakelijk is voor
de nakoming van een wettelijke verplichting. De fiscale bewaarplicht van de
Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR) valt ook onder deze wettelijke
verplichting. Persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van een administratie die
valt onder de bewaarplicht van de AWR, moeten gedurende de daarin genoemde
wettelijke bewaartermijn bewaard blijven. Voor het bewaren van niet-fiscaal
relevante persoonsgegevens gelden de regels van de AVG.
Bewaarplicht en Auditfile Financieel
V: Voldoe ik aan de bewaarplicht als ik alleen de
Auditfile Financieel bewaar?
A: Nee. In het kader van het aanleveren van informatie
bij een boekenonderzoek, kan de Belastingdienst bijvoorbeeld verzoeken om een
Auditfile Financieel te verstrekken. De Auditfile Financieel is een uittreksel
van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland
ondersteund. Maar het is nooit voldoende om uitsluitend de Auditfile te
bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve vastleggingen zijn
opgenomen. Een Auditfile Financieel bevat vooral grootboekgegevens. Maar een
administratie bestaat doorgaans uit veel meer gegevens, bijvoorbeeld:
- een voorraadadministratie
- een debiteurenadministratie
- een crediteurenadministratie
- een loonadministratie
- een projectadministratie
- detailgegevens kassaverkopen
- afschrijvingsstaten
- agenda/planningen
Digitaliseren (scannen) van documenten
V: Mag ik (papieren documenten uit) mijn administratie
digitaliseren?
A: Ja, dat mag onder de hierna vermelde voorwaarden.
Conversie is het overbrengen van gegevens van het ene opslagmedium
naar het andere. Voorbeelden van conversie zijn:
- scannen van papieren documenten
- omzetten van digitale gegevens naar een ander bestandsformaat (bijvoorbeeld van Word naar pdf)
- overbrengen van digitale gegevens naar een ander opslagmedium (bijvoorbeeld het opslaan van elektronische kassagegevens op een USB stick)
Als u delen van uw administratie converteert, dan moet
u waarborgen dat:
- de conversie juist en volledig gebeurt
- de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn
- de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en controleerbaar zijn
Als u aan deze voorwaarden voldoet, dan hoeven de
originele (papieren) documenten niet meer te worden bewaard. U hoeft hiervoor
geen toestemming aan de Belastingdienst te vragen, u bent zelf
verantwoordelijk. Gegevens in uw administratie hoeven slechts eenmaal te worden
vastgelegd en de digitale versie zal de plaats innemen van het origineel. In
principe kunnen alle documenten worden geconverteerd. Voor de balans en staat
van baten en lasten alsmede bepaalde Douanedocumenten, gelden overigens
uitzonderingen op deze regel.
V: Moet ik de achterkant scannen, en moet ik kleur
scannen?
A: Dat hangt af van een aantal aspecten die met het
begrip volledigheid samenhangen. Zo moeten bij het scannen niet alleen alle
bladzijden (voor- en achterzijde) met fiscaal relevante gegevens inclusief
bijlagen van het document, worden geconverteerd maar ook alle informatie
daarop. U kunt denken aan algemene voorwaarden, betalingskortingen, speciale
acties, of het BSN-nummer op de achterkant van een ID-bewijs. Deze informatie
op de gegevensdrager ziet ook op mogelijke echtheidskenmerken zoals
papiersoort, kleur, logo en watermerk. Sommige echtheidskenmerken kunnen niet geconverteerd
worden, maar moeten met organisatorische maatregelen, zoals functiescheiding,
gecompenseerd worden. Bij andere echtheidskenmerken kunt u daarnaast ook
technische maatregelen gebruiken, zoals kiezen voor een hoge resolutie bij
zwart/wit scan. In kleur scannen geniet de voorkeur, maar er is geen expliciete
eis om dit te doen mits er geen fiscaal relevante informatie verloren gaat.
V: Hoe moet ik bij conversie de authenticiteit en
integriteit van de documenten borgen?
A: Voor de Belastingdienst is het belangrijk dat een
transactie beoordeeld kan worden. U bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de
herkomst en de integriteit van de inhoud van een document worden gewaarborgd.
Hierbij geldt vrije bewijsleer. Hiertoe kunt u bijvoorbeeld gebruikmaken van
elke bedrijfscontrole, die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en
een verrichte prestatie oplevert.
Voor de organisatorische maatregelen kan een
organisatie van voldoende omvang terugvallen op haar maatregelen van interne
beheersing (voornamelijk de controle-technische functiescheiding). Is uw
organisatie niet van voldoende omvang om betrouwbare controle-technische
functiescheiding te waarborgen, dan ontbreekt een objectieve controle op de
juistheid en volledigheid van de registraties. U moet dan op een ander vlak
iets extra’s doen voor het aannemelijk maken van kosten. U kunt bijvoorbeeld
het document aan laten sluiten met een bankafschrift van de betaling en
vergelijken met offertes, pakbonnen, orderbevestigingen en correspondentie
e-mails en brieven aangaande de zakelijke transactie.
Declaratiebewijzen/bonnetjes
V: Mag een werknemer zelf declaratiebewijzen/bonnetjes
digitaliseren?
A: Ja, onder de voorwaarden van conversie. Voor de
algemene voorwaarden rondom conversie zie de vraag ‘Mag ik (papieren
documenten uit) mijn administratie digitaliseren?’
Momenteel digitaliseren veel bedrijven het
declaratiesysteem van het personeel. Veelal kan het personeel, via een
webapplicatie of smartphone-app met een user-id en een wachtwoord inloggen in
een dergelijk systeem. Zo kunnen onkosten worden gedeclareerd.
De papieren declaratiebewijzen kunnen zij fotograferen
met een smartphone, thuis of op een werkplek scannen en via de webapplicatie of
app uploaden naar hun declaratie. De scan of foto moet wel aan bepaalde
kwaliteits- en volledigheidseisen voldoen. Dit betekent dat de
declaratiebewijzen goed zichtbaar en leesbaar moeten zijn op de scan. Indien de
achterkant van het declaratiebewijs belangrijke informatie bevat om de
declaratie te kunnen beoordelen, moet ook de achterkant gescand worden.
Met het digitaliseren door de werknemer kan het risico
ontstaan dat er dubbel wordt gedeclareerd, of dat het originele document wordt
doorgegeven aan een derde. U zult organisatorische maatregelen moeten nemen om
die risico’s te ondervangen.
Originele factuur
V: Een leverancier stuurt facturen in verschillende
formaten aan de afnemer. Bijvoorbeeld als pdf en als xml. Wat is de originele
factuur?
A: Wanneer moet worden bepaald welke factuur het
origineel is, sluit de Belastingdienst aan bij wat partijen onderling hebben
afgesproken. Deze afspraak moet wel duidelijk worden vastgelegd.
Een aantal (hoofd)regels:
- facturen zijn vormvrij
- facturen moeten in beginsel worden bewaard in de vorm waarin ze zijn verstuurd of ontvangen
Voorheen is het altijd zo geweest dat een leverancier
1 originele factuur (op papier) uitreikte. Indien de afnemer een kopie van de
factuur wenste, werd een 2e exemplaar uitgereikt waarop duidelijk werd
aangegeven dat het om een kopie ging. Met het woord ‘KOPIE’ werd vaak
aangegeven dat het onderhavige document geen originele factuur was waarvan de
vermelde omzetbelasting nogmaals verschuldigd was volgens artikel 37 van de Wet
op de omzetbelasting.
In de elektronische situatie ligt dat anders. Als er
slechts 1 vorm van een factuur wordt uitgereikt - denk bijvoorbeeld aan de
Rijksoverheid die een digitale UBL-factuur via Digipoort verplicht stelt - dan
wordt deze automatisch als originele factuur aangemerkt.
Facturen worden soms in verschillende vormen tegelijk
verstrekt, waarbij niet direct duidelijk is welke factuur in die situatie het
origineel is en hoe dit herkenbaar is. Nog onduidelijker wordt het wanneer
ieder formaat een eigen rol in het administratieve proces van de afnemer heeft.
Bijvoorbeeld pdf voor de leesbaarheid en het xml voor de administratieve
verwerking. In die situatie is het verstandig om, tussen leverancier en afnemer
af te spreken de pdf als origineel aan te merken, omdat de pdf leesbaar is en
alle verplichte factuurelementen zal bevatten.
Elektronische communicatiemiddelen
V: Moeten gegevens uit elektronische
communicatiemiddelen zoals digitale agenda, e-mail, whatsapp, sms, facebook
messenger e.d. ook bewaard worden?
A: Ja. Voor zover het zakelijke gegevens en
correspondentie betreft, behoren die tot de administratie en moeten ze
gedurende de fiscale bewaartermijn bewaard blijven. Als de Belastingdienst
daarom vraagt, moeten de gegevens afkomstig van elektronische
communicatiemiddelen, ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de
inspecteur om vraagt.
Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en
persoonlijke informatie wordt aangebracht in agenda’s, e-mail en de
verschillende messenger systemen, betekent dit dat ook de privégegevens moeten
worden bewaard. Om deze reden wordt aanbevolen zakelijke correspondentie te
scheiden van correspondentie die louter privé is.
Elektronische handtekening
V: Wat is het doel van een elektronisch handtekening,
welke soorten zijn er en wat is het onderscheid?
A: Digitale documenten kunnen worden ondertekend met
een elektronische handtekening. Niet alle handtekeningen die elektronisch zijn
hebben dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening of voldoen
aan de eisen die hier aan gesteld worden. Bijvoorbeeld een scan van een
handgeschreven handtekening die als plaatje onder een document wordt geplakt,
kwalificeert niet als elektronische handtekening, waardoor bewijskracht
ontbreekt. Een elektronische handtekening kan dezelfde doelen nastreven dan een
handgeschreven (natte) handtekening. Met een handgeschreven handtekening kan de
afzender van het bericht wordt geïdentificeerd en bewijst de handtekening de
instemming met de inhoud van het document. Een elektronische handtekening kan
daarnaast de functie hebben dat een bepaald document authentiek en integer is,
zoals een elektronische factuur. Bij zowel de handgeschreven als elektronische
handtekening geldt dat iemand deze kan betwisten. Als dit tot een rechtszaak
leidt, kan de rechter beslissen deskundigen aan te stellen om aan te geven of
de handtekening hoort bij de persoon die deze betwist.
Artikel 15a, Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek noemt 3
vormen van elektronische handtekeningen.
De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) is
juridisch gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening en heeft daardoor
zondermeer dezelfde rechtsgevolgen. Voor een geavanceerde elektronische
handtekening (AES) en een andere elektronische handtekening gelden dat zij ook
dezelfde rechtsgevolgen hebben als de handgeschreven handtekening. Maar onder
de randvoorwaarde dat de methode die voor ondertekening is gebruikt, voldoende
betrouwbaar dient te zijn. Hierbij wordt gelet op zowel het doel waarvoor de
elektronische handtekening is gebruikt, als op alle overige omstandigheden. Dit
vraagt om enige verduidelijking.
Wat hier staat is dat voor de vereiste betrouwbaarheid
van de handtekening, gekeken moet worden naar het doel waarvoor het
ondertekende document gebruikt gaat worden. Zo maakt het uit of het de aankoop
van een bedrijfsauto betreft, of bijvoorbeeld de aanmelding voor het
lidmaatschap van een vereniging. Partijen kunnen het gewenste
betrouwbaarheidsniveau onderling afspreken, of dit kan door de eigenaar van een
document worden bepaald. Voor interne documenten bepaalt een bedrijf dit dus
zelf. Voor fiscale documenten bepaalt de Belastingdienst dit.
Verder is van belang dat bij de beoordeling van het
betrouwbaarheidsniveau niet alleen naar de technische maatregelen gekeken moet
worden, maar ook naar de organisatorische maatregelen daar omheen. Het geheel
van maatregelen zal de authenticiteit en de integriteit van het ondertekende
document op het gewenste betrouwbaarheidsniveau moeten waarborgen. Per situatie
zal moeten worden beoordeeld of een ondertekenmethode wel of niet voldoet.
V: Hoe kunnen de authenticiteit en integriteit bij een
elektronische factuur gewaarborgd worden?
A: Voor de wet omzetbelasting dienen de authenticiteit
van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd te worden. Het
staat u vrij om te bepalen op welke wijze de authenticiteit en integriteit
aannemelijk gemaakt kunnen worden. Hiervoor kunnen organisatorische en/of
technische maatregelen worden gebruikt.
Bij de organisatorische maatregelen wordt in het
algemeen aangesloten bij de maatregelen die u als ondernemer zelf getroffen
heeft, om te voorkomen dat u onterecht betalingen doet of aan de onjuiste
leveranciers. Hierbij wordt gekeken welke maatregelen, zoals functiescheiding,
gezien de aard en omvang van de onderneming, verwacht kunnen worden. Meestal
worden, naast de inkoopfacturen zelf, bij de beoordeling de koopovereenkomsten
(contracten), goederenontvangstbewijzen en betalingen betrokken.
Als (ook) gebruikgemaakt is van technische
maatregelen, moet u als de ontvanger van de factuur niet alleen het ontvangen
bericht bewaren, maar ook de daaraan verbonden waarborgen van authenticiteit en
integriteit. U moet in dit geval gedurende de gehele wettelijke bewaartermijn
in staat zijn de leesbare inhoud van het oorspronkelijke bericht te tonen. Als
de inhoud van dat bericht gelijk is aan de vastlegging in de administratie en
het gebruikte handtekeningcertificaat afkomstig is van de verzender, is het
bewijs al geslaagd. Voorbeelden van technische maatregelen zijn het gebruiken
van een gekwalificeerde elektronische handtekening of EDI.
Publicatiedatum: 27 mei 2021
Deel dit nieuwsbericht