Reiskostenvergoedingen 2021 en thuiswerkvergoeding

Om een onbelaste vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer te geven – maandelijks dan wel via een fiscale uitruil – op basis van 214 reisdagen, is het vereist dat de medewerker op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek reist (zie artikel 31a, lid 2, onderdeel 1, onder 3, Wet LB)

De aantallen van 128 en 214 gelden naar rato als de medewerker geen vijfdaagse werkweek heeft en tijdsgelang wanneer de ,medewerker gedurende het kalenderjaar in- of uitdienst is getreden (artikel 31a, lid 7, Wet LB).

Belastingdienst heeft voor 2020 in het Besluit noodmaatregelen coronacrisis twee goedkeuringen met betrekking tot reiskostenvergoedingen opgenomen. Zie paragraaf 6.2 van het besluit. Met inachtneming van voorwaarden worden op basis van het besluit thuiswerkdagen in feite als reisdagen aangemerkt waardoor toch aan de 128 dagen wordt voldaan en daarmee wordt een onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer mogelijk. Deze goedkeuringen vervallen per 1 januari 2021.

Het vervallen van de goedkeuringen betekent dat voor 2021 de normale regels voor het vergoeden van woon-werkverkeer gaan gelden. Dit betekent dat we weer moeten voldoen aan één van de twee praktische methodes, die in paragraaf 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020 is beschreven, om uit te mogen gaan van 214 dagen: op minstens 36 weken van 5 reisdagen naar de vaste werkplek reizen, dan wel op minstens 128 reisdagen.

Voor de praktijk betekent dit dat er vóór 1 januari 2021 een inschatting moet worden gemaakt of vermoedelijk aan één van deze twee praktische methodes wordt voldaan. Is dat niet het geval, dan is de gerichte vrijstelling niet van toepassing en zal een eventuele vaste reiskostenvergoeding onder inhouding van loonheffing moeten worden betaald, dan wel als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte moeten worden gebracht wanneer toch een nettovergoeding gewenst is.

Een logische keuze zou zijn om geen reiskostenvergoeding te verstrekken, wanneer er niet wordt gereisd. De besparing aan reiskosten zou dan aan de medewerker kunnen worden verstrekt als thuiswerkvergoeding. In de praktijk klinkt het geluid om dan aan te sluiten bij het normbedrag van 2 euro per dag dat het Nibud heeft berekend (voor koffie, stroom, verwarming en toiletpapier). Dat komt neer op € 43,30 per maand bij een fulltime baan. Voor deze kosten bestaat echter geen gerichte vrijstelling, zodat een eventuele nettovergoeding ten laste van de vrije ruimte zou moeten komen.

In een Kamerbrief van 18 november 2020 heeft minister Koolmees van SZW aangegeven dat voor kosten voor het thuiswerken anders  dan arbo-gerelateerd, zoals energierekening, koffie en dergelijke, de werkgever gebruik kan maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Eventuele nieuwe fiscale maatregelen in verband met thuiswerken zijn aan de staatssecretaris van Financiën. Misschien is een onbelaste thuiswerkvergoeding zoals België die kent een alternatief?

Een alternatief die nu reeds bestaat, is een vergoeding voor bijvoorbeeld een internetabonnement. Daarvan heeft de Belastingdienst onlangs aangegeven dat dan alle kosten zouden moeten worden vergoed (zie vraag 6). Wij zijn het met dit standpunt niet eens. Anderzijds via een juiste formulering van de vergoeding is een vergoeding die voor alle medewerkers hetzelfde is toch mogelijk. Een andere optie is bijvoorbeeld het vergoeden van de kosten van de aanschaf van kantoorartikelen. Daarnaast zijn er uiteraard de arbo-gerelateerde mogelijkheden, zoals en bureaustoel en/of -tafel, waar minister Koolmees ook aan refereerde.

Kortom, er zijn verschillende mogelijkheden om medewerkers een onbelaste thuiswerkvergoeding te verstrekken als alternatief voor de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Deze mogelijkheden verlangen in de regel wel dat er vooraf een onderzoek naar de hoogte van de daadwerkelijke kosten die medewerkers maken, wordt uitgevoerd. Wacht dus niet te lang met het maken van de keuzes voor 2021!

Mochten wij u van dienst kunnen zijn bij het wijzigen van de vergoedingsregelingen of als u vragen heeft over de vergoedingsmogelijkheden, bel of mail ons dan gerust.

Publicatiedatum: 22 november 2020